Mailbox
1. Gửi tài liệu đến thư mục qua Email
Tổ chức của bạn có thể nhận tài liệu từ nhân viên, khách hàng hay đối tác qua địa chỉ email duy nhất của mỗi thư mục. DocBase.AI sẽ tự động thu thập tài liệu đính kèm (có định dạng hợp lệ) trong email để tải lên thư mục tương ứng.
Với vai trò Quản trị, bạn hãy chọn xem thư mục bất kỳ. Sau đó chọn Cài đặt thư mục → Mailbox → Cài đặt.
Tại trường Email thư mục bạn sẽ thấy email nhận tài liệu của thư mục, hãy chia sẻ địa chỉ email này cho nhân viên, khách hàng hay đối tác của bạn để họ trực tiếp gửi tài liệu đến thư mục.
Bạn còn có thể thay đổi địa chỉ email của thư mục để dễ dàng gợi nhớ hơn, hãy nhập địa chỉ email mới vào ô Email thư mục và nhấp Lưu lại.
Ngoài ra, để giới hạn các địa chỉ email có thể gửi tài liệu đến thư mục, bạn hãy bật chế độ:
Chỉ chấp nhận email từ danh sách: Thư mục chỉ nhận tài liệu từ email hợp lệ trong danh sách cho phép
Chặn email từ danh sách: Thư mục nhận tài liệu từ tất cả các địa chỉ email hợp lệ trừ các email trong danh sách chặn.
Bạn chỉ cần gửi, forward email có file đính kèm là hóa đơn VAT điện tử (file XML hoặc PDF) đến địa chỉ email DocBase của thư mục, DocBase.AI sẽ tự động xử lý, lưu trữ hóa đơn. Xem hướng dẫn tra cứu email gửi đến thư mục dưới đây.
2. Tra cứu email gửi đến thư mục
Bạn muốn tra cứu email gửi tài liệu đến thư mục? Bạn muốn tìm kiếm hóa đơn VAT mà Nhà cung cấp đã gửi cho bạn từ tháng trước?
DocBase.AI sẽ giúp bạn dễ dàng tìm kiếm, xem nội dung và tệp đính kèm của email gửi tài liệu đến thư mục.
Là Quản trị của tổ chức, tại thư mục bất kỳ, bạn hãy chọn Cài đặt → Mailbox → Hộp thư đến để xem danh sách email đã gửi đến thư mục.
Bạn nhập địa chỉ email người gửi hoặc tiêu đề email để tìm kiếm email.
Bạn xem kết quả tìm kiếm và chọn để xem chi tiết nội dung, danh sách tệp đính kèm của email.
