Bắt đầu với DocBase AI
Chào mừng bạn đến với DocBase AI - Nền tảng xử lý tự động tài liệu trong doanh nghiệp ứng dụng công nghệ trí tuệ nhân tạo. DocBase AI không chỉ giúp doanh nghiệp, tổ chức của bạn tăng độ chính xác xử lý mà còn tiết kiệm thời gian và chi phí trong việc xử lý giấy tờ. Hãy bắt đầu sử dụng DocBase AI với 7 bước sau:
- Đăng ký tài khoản tổ chức
- Mời người dùng vào tổ chức
- Tạo thư mục tài liệu
- Tải lên tài liệu
- Xác nhận tài liệu
- Phê duyệt tài liệu
- Xuất dữ liệu
1. Đăng ký tài khoản tổ chức
Truy cập địa chỉ: https://app.docbase.ai/signup và nhập đầy đủ thông tin để tiến hành đăng ký tổ chức mới.
Thông tin cá nhân:
- Họ tên
- Email hợp lệ
- Số điện thoại
- Chức vụ
- Mã giới thiệu (nếu có)
Ấn tích "Tôi đồng ý với Chính sách và Điều khoản". Nhấn Tiếp tục để nhập thông tin doanh nghiệp.
Thông tin doanh nghiệp:
- Tên công ty
- Tên công ty viết tắt
- Mã số thuế
- Website
- Lĩnh vực hoạt động
- Số lượng nhân sự
Nhấn Đăng ký để gửi yêu cầu mở tài khoản. Sau khi yêu cầu được hệ thống phê duyệt, DocBase AI sẽ gửi email thông báo đăng ký thành công.
Nhấn Tạo mật khẩu hoặc mở đường dẫn trong email để tiến hành tạo mật khẩu và đăng nhập sử dụng DocBase AI
2. Mời người dùng vào tổ chức
Nhấn vào avatar tổ chức, chọn Phân quyền
Nhấn Thêm mới, chọn vai trò và nhập email để mời người dùng vào tổ chức.
3. Tạo thư mục
Bước 1. Tại màn hình chính, chọn Thêm thư mục
Bước 2. Chọn quy trình. Mỗi quy trình xử lý 1 hoặc 1 nhóm tài liệu riêng biệt. Hãy đảm bảo chọn đúng quy trình xử lý hồ sơ của bạn.
Bước 3. Nhập tên thư mục
4. Tải lên hồ sơ
Tải hồ sơ PDF
Tại màn hình danh sách hồ sơ, nhấn Tải hồ sơ để tải lên các hồ sơ định dạng PDF.
Tải hồ sơ ảnh
Tại màn hình danh sách hồ sơ, nhấn Tải hồ sơ ảnh. Các ảnh sau khi tải lên sẽ được gộp thành 1 file PDF. Hãy đảm bảo các trang được sắp xếp đúng thứ tự.
Tài liệu được tải lên thành công sẽ ở trạng thái Chờ xử lý OCR. Lúc này, DocBase AI sẽ tự động nhận diện, trích xuất thông tin từ hồ sơ mà bạn gửi lên.
5. Xác nhận hồ sơ
DocBase AI hỗ trợ nhân viên Xác nhận hoặc Quản trị viên trong tổ chức xác nhận chi tiết dữ liệu được trích xuất từ hồ sơ. Chọn hồ sơ tại danh sách hồ sơ ở trạng thái Chờ xác nhận trong thư mục.
Xác nhận hồ sơ
Tại màn hình danh sách hồ sơ, nhấn Xác nhận
Tại màn hình xác nhận, xem chi tiết hồ sơ cùng dữ liệu trích xuất kèm điểm confidence score của mỗi trường. Kiểm tra, chỉnh sửa dữ liệu từng trường trước khi xác nhận toàn bộ tài liệu.
1 trường dữ liệu tại đây có thể được OCR từ nhiều tài liệu khác nhau. Có thể xem và thay đổi nguồn dữ liệu.
Nhấn Xem chi tiết bảng để xem và xác nhận dữ liệu dạng bảng (Nếu có).
Nhấn Thêm hàng để thêm 1 hàng mới trong bảng.
Xác nhận tài liệu
Tại màn hình chi tiết hồ sơ, danh sách tài liệu, nhấn “Xác nhận” để xác nhận 01 tài liệu trong hồ sơ. Nếu trường dữ liệu trong tài liệu thay đổi thì dữ liệu trong hồ sơ sẽ thay đổi tương ứng. Và ngược lại.
Sau khi được xác nhận, tài liệu sẽ chuyển sang trạng thái Chờ phê duyệt, sẵn sàng để được phê duyệt.
6. Phê duyệt tài liệu
DocBase.AI hỗ trợ nhân viên Phê duyệt và Quản trị viên trong tổ chức của bạn kiểm tra, phê duyệt hoặc từ chối các tài liệu đã được xác nhận. Bạn hãy chọn xem tài liệu tại danh sách tài liệu ở trạng thái Chờ phê duyệt trong thư mục.
Tại màn hình phê duyệt, xem chi tiết hồ sơ cùng dữ liệu đã xác nhận. Kiểm tra, phê duyệt dữ liệu đã xác nhận tại từng trường và ô trong bảng trước khi phê duyệt toàn bộ hồ sơ.
7. Xuất dữ liệu
Với vai trò Quản trị, bạn hãy chọn một hoặc nhiều tài liệu trong thư mục. Sau đó bạn chọn Xuất file.
Lựa chọn các trường dữ liệu, sau đó, chọn Xuất file để tải tệp excel chứa dữ liệu của hồ sơ đã chọn.
Như vậy bạn đã hoàn thành xử lý một tài liệu. Hãy tìm hiểu thêm các chức năng hữu ích khác dưới đây.