Bắt đầu với DocBase AI
Chào mừng bạn đến với DocBase AI - Nền tảng xử lý tự động tài liệu trong doanh nghiệp ứng dụng công nghệ trí tuệ nhân tạo. DocBase AI không chỉ giúp doanh nghiệp, tổ chức của bạn tăng độ chính xác xử lý mà còn tiết kiệm thời gian và chi phí trong việc xử lý giấy tờ. Hãy bắt đầu sử dụng DocBase AI với 7 bước sau:
- Đăng ký tài khoản tổ chức
- Tạo thư mục tài liệu
- Tải lên tài liệu
- Bổ sung tài liệu
- Xác nhận tài liệu
- Xuất dữ liệu
1. Đăng ký/ Đăng nhập tài khoản
1.1. Đăng ký tài khoản
Để tạo tài khoản, hãy truy cập trang đăng ký/đăng nhập tài khoản docbase.ai
Bạn có thể đăng ký nhanh bằng địa chỉ Email bằng cách nhấn nút “Đăng nhập với Google”.
Nếu không, bạn có thể đăng ký thủ công bằng cách nhấn vào nút Đăng ký tại góc trên bên phải.
Tại bước này, bạn cần điền thông tin về Họ tên người quản trị, Email và tích vào ô “Tôi đồng ý với Chính sách và Điều khoản” để đồng ý với các chính sách bảo mật và điều khoản sử dụng của Docbase AI. Sau đó, hãy nhấn ĐĂNG KÝ ở phía dưới.
Sau khi xác nhận Họ tên và địa chỉ Email hợp lệ, hệ thống sẽ thông báo “Đăng ký thành công” và gửi cho bạn một đường dẫn phê duyệt tài khoản trong hòm thư của bạn.
Nhấn Tạo mật khẩu hoặc mở đường dẫn trong email để tiến hành tạo mật khẩu và đăng nhập sử dụng DocBase.AI.
Sau khi nhấn Tạo mật khẩu, bạn sẽ được đưa đến cửa sổ của DocBase.AI, hãy nhập Mật khẩu mới và Xác nhận lại mật khẩu, sau đó nhấn Xác nhận ở phía dưới để hoàn thành đăng ký tài khoản mới.
Khi đã hoàn thành đăng ký bạn sẽ được đưa về trang đăng ký/đăng nhập tài khoản của DocBase.AI. Hãy điền Email và Mật khẩu vừa tạo để đăng nhập và sử dụng DocBase.AI.
1.2. Đăng nhập tài khoản
Để đăng nhập tài khoản, hãy truy cập trang đăng ký/đăng nhập tài khoản hipt.docbase.ai
Điền các thông tin về Email và Mật khẩu đã đăng ký để đăng nhập và sử dụng DocBase.AI.
2. Tạo thư mục tài liệu
Lần đầu đăng nhập sau khi tạo tài khoản, trang chủ sẽ mở ra cửa sổ danh sách các loại tài liệu có thể sử dụng.
Từ lần thứ hai đăng nhập, hệ thống sẽ mở ra trang mặc định tại mục Tài liệu của tôi. Nhấn vào Thêm thư mục ở thanh công cụ bên trái để để tiến hành tạo thư mục.
Hệ thống sẽ mở ra danh sách tài liệu để bạn lựa chọn. Hãy chọn tài liệu phù hợp với nhu cầu của bạn và nhấn vào Tiếp tục ở phía dưới (nếu không có loại tài liệu phù hợp, hãy nhấn vào Nâng cấp ngay để tiến hành mua loại tài liệu phù hợp - hướng dẫn cụ thể tại phần IV).
Tại bước tiếp theo, bạn cần đặt tên cho thư mục của mình và nhấn Tạo ở phía dưới.
Sau khi thư mục, bạn được đưa đến trang thư mục đã tạo và tiến hành tải tài liệu.
Bạn có thể quay lại xem các thư mục đã tạo bằng cách nhấn vào Tài liệu của tôi. Các thư mục được tạo sẽ được sắp xếp theo thứ tự thời gian trong mục này.
3. Tải lên tài liệu
Chọn mở thư mục phù hợp với loại tài liệu bạn muốn tải lên ở mục Tài liệu của tôi và nhấn vào Tải hồ sơ ở góc bên phải phía trên.
Bạn có thể kéo và thả hình ảnh của tài liệu hoặc click vào giữa cửa sổ Tải hồ sơ để xem trước hình ảnh được tải lên (DocBase.AI hỗ trợ các file có định dạng PDF, PNG, JPG, JPEG). Một hoặc nhiều file có thể được tải lên.
Bạn có thể xem bản xem trước của file được tải bằng cách nhấn vào hình ảnh vừa được tải lên. Sau khi xác nhận các file được tải, hãy nhấn vào Tải lên ở phía dưới.
Hồ sơ được tải lên sẽ có hai trạng thái được hiển thị tại cột thứ hai trên màn hình hiển thị:
- Màu vàng: Hồ sơ đã được tải lên và đọc dữ liệu thành công.
- Màu đỏ: Hồ sơ tải lên bị lỗi và hệ thống hiện tại chưa thể đọc được dữ liệu. Trong trường hợp này, khách có thể chọn bộ hồ sơ lỗi bằng cách tích vào ô trống ở đầu dòng và nhấn OCR lại hồ sơ lỗi.
4. Bổ sung tài liệu
Với các tài liệu đã được tải lên và đọc dữ liệu thành công, tài liệu sẽ hiển thị tại cửa sổ Chờ xác nhận (Tên hồ sơ sẽ giống với tên file được đăng tải), bạn có thể bổ sung hồ sơ bằng cách nhấn vào dòng của Tài liệu muốn bổ sung.
Sau đó, hệ thống sẽ hiển thị Màn hình chi tiết hồ sơ và bạn nhấn vào nút Bổ sung hồ sơ ở góc trên bên phải.
Hệ thống hiển thị popup Tải tài liệu để người dùng Tải lên tài liệu bổ sung. Người dùng làm các bước như trong mục 3. Tải lên tài liệu.
Sau khi các tài liệu bổ sung được Người dùng tải lên và OCR thành công, Danh sách tài liệu được bổ sung sau các lần tải lên sẽ được hiển thị tại Màn hình chi tiết hồ sơ.
5. Xác nhận tài liệu
Với các tài liệu đã được tải lên và đọc dữ liệu thành công, tài liệu sẽ hiển thị tại cửa sổ Chờ xác nhận (Tên hồ sơ sẽ giống với tên file được đăng tải), bạn có thể xác nhận tài liệu bằng cách nhấn vào Kiểm tra ở cuối dòng tài liệu trên màn hình hiển thị.
Cửa sổ sẽ hiển thị file gốc ở bên trái và dữ liệu được trích xuất cùng với độ tin cậy của mỗi thông tin (mức độ chính xác của một thông tin được tính toán và đánh giá bởi hệ thống dựa trên nhiều yếu tố) ở bên phải để người dùng có thể so sánh các thông tin. Xác nhận các thông tin bằng các nhấn Tab hoặc bấm vào dấu tích ✅ ở bên file gốc, sửa thông tin bằng cách sửa trực tiếp bên bảng dữ liệu được trích xuất hoặc nhấn dấu ✖ để xóa thông tin và điền lại. Thông tin được xác nhận sẽ có dấu tích ✅ ở đầu dòng.
Các trường thông tin bắt buộc có dấu * bị bỏ trống hoặc không có, người dùng có thể điền giá trị “Không” hoặc thực hiện điền thủ công. Khi đã kiểm tra và chỉnh sửa xong toàn bộ các thông tin, hãy nhấn Xác nhận tại góc trên bên phải để xác nhận thông tin trong tài liệu.
Sau khi xác nhận, tài liệu sẽ được chuyển sang phần Đã xác nhận.
6. Xuất dữ liệu
Sau khi tài liệu được xác nhận, tài liệu sẽ hiển thị ở cửa sổ Đã xác nhận, người dùng với vai trò Phê duyệt và Quản trị viên có thể xác nhận lại tài liệu bằng cách nhấn vào Kiểm tra ở cuối dòng tài liệu và xác nhận lại các thông tin trong tài liệu.
Xác nhận các thông tin bằng các nhấn Tab hoặc bấm vào dấu tích ✅ ở bên file gốc hoặc có thể chỉnh sửa giống bước Chờ xác nhận. Nhấn vào Xác nhận ở góc trên bên phải khi đã kiểm tra và chỉnh sửa xong.
Tích vào ô ở cột đầu tiên đối với những tài liệu bạn muốn xuất dữ liệu (tích vào ô ở dòng trên cùng tức là chọn tất cả).
Tải về bản xem trước bằng cách nhấn Tải dữ liệu.
Nếu đã hài lòng với dữ liệu được trích xuất, hãy nhấn vào Xuất dữ liệu.
Có thể chọn những cột dữ liệu muốn trích xuất hoặc tất cả cột dữ liệu khi Xuất dữ liệu. Nhấn Xuất dữ liệu ở phía dưới và dữ liệu được trích xuất sẽ được tải về mặc định dưới định dạng file xlsx (với những loại tài liệu cụ thể, sẽ có các lựa chọn định dạng file khác, ví dụ: Hóa đơn GTGT sẽ có thể được trích xuất dưới dạng phần mềm kế toán)
Những tài liệu được trích xuất sẽ được chuyển sang phần Đã đồng bộ.
Lưu ý: Những tài liệu đã được trích xuất ở phần Đã đồng bộ chỉ có thể Xem và Tải dữ liệu chứ không thể Kiểm tra và chỉnh sửa thông tin như tại phần Chờ xác nhận/ Đã xác nhận.